TERMES DE RÉFÉRENCES

Une société de renommée internationale sise à Lomé recherche dans le cadre de ses activités :

Une (01) Secrétaire de Direction (F).

Titre : Secrétaire de Direction

Poste disponible : Un (01)

Catégorie Professionnelle
: Agent de Maitrise

Département
: Direction de Projet

Supérieurs hiérarchiques :
Directeur de projet, Coordonnateur de Projet

Rémunération : A négocier en fonction de l’expérience et selon la grille de l’Entreprise

Type de contrat : CDD renouvelable après une période d’essai concluante

Disponibilité :
13 Juillet 2020

Secteur d’activités :
BTP

Projet : Réhabilitation de la RN2 Togokomé-Aného (20 Km)& Autres éventuels

Lieu d’affectation du poste : Kpémé (P/LACS) ; de préférence la candidate ne doit pas être loin de Kpémé.

I. Missions du Poste

Les missions de la Secrétaire de Direction sont les suivantes :

-exécuter des actes administratifs et de gestion courante ;
-recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction de Projet et des
Services.

II. Activités Principales


Sous l’autorité du Directeur de Projet et du Coordonnateur de projet, la Secrétaire de Direction a pour tâches principales :

-Gérer l’ordre du jour, le planning, les courriers et l’agenda de son supérieur ;
-Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
-Séparer les contacts et les informations secondaires et essentielles ;
-Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
-Assurer les prises de rendez-vous ;
-Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
-Préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du Directeur de Projet ;
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, comptes rendus, …), les reproduire et les diffuser ;
-Suivre la circulation des parapheurs ;
-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ;
-Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ;
-Classer et pré-archiver les documents ;
-Alimenter des tableaux de bord.

III. Relations de travail


Internes
: Interagit avec le tout le staff de la Direction de Projet (Chantier).

Externes : Interagit avec les parties prenantes (Mission de Contrôle, Institutions Publiques et Parapubliques, Collectivités
Locales et autres Institutions) sur ordre de la Direction de Projet.

IV. Résultats attendus


-Bonne gestion des agendas de la Direction de Projet (Chantier) ;
-Bonne organisation des missions du Directeur de Projet et du Coordonnateur de Projet ;
-Bonne gestion des courriers physiques et électroniques ;
-Bon accueil et bonne image de l’Entreprise auprès de tout visiteur ;
-Bon suivi des documents administratifs et des échéances.

V. Profil requis

Diplôme et expérience


-Etre titulaire d’un BAC+2 en Secrétariat de Direction, Assistance de Gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
-Avoir au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine ;
-Avoir une expérience dans les BTP serait un atout.

Connaissances


-Bonnes connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
-Maitrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, Powerpoint) ;
-Maitrise des techniques de communication orale et écrite ;
-Parfaite maitrise du français et bonne connaissance de l’anglais ;
-Expérience avec les projets financés par les bailleurs de fonds serait un atout.

Qualités et Compétences


-Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
-Accueil, discrétion, écoute et très bon sens relationnel ;
-Sens d’organisation, d’autonomie de travail et de priorités ;
-Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
-Savoir gérer les activités dans un calendrier et respecter les délais ;
-Capacité à prendre des initiatives ;
-Capacité à s’adapter aux changements et à faire face aux situations d’urgence ;
-Adhésion aux valeurs de l’Entreprise : Honnêteté, Crédibilité, Dévouement, Travail, Appartenance.

Pour tous ceux qui sont intéressés, le dossier de candidature doit contenir :

-une demande manuscrite adressée au D.G ;
-un CV actualisé et détaillé ;
-deux (02) photos d’identité récentes ;
-un casier judiciaire de moins de trois (03) mois ;
-copies des diplômes ou attestations prouvant le niveau académique ;
-copies des attestations / certificats de travail ;
-copie légalisée de l’acte de naissance ;
-copie du certificat de nationalité ;
-copie de la carte nationale d’identité ;
-copie de la carte d’assuré CNSS s’il y en a ;
-copie d’un relevé d’identité bancaire ;
-03 contacts des personnes ressources avec leurs fonctions.

Dépôt de dossier :

Dossier physique à l’adresse suivante : Lomé, quartier AttikpaKagounou, 1er Von en terre à droite après le
Supermarché "Le Champion" en allant vers Attikoumé ; Le Siège est situé à 150 m de la route goudronnée.

Date limite : Samedi 11 Juillet 2020 à 12H00.

NB
: Seuls les candidats sélectionnés seront appelés pour un entretien.