AVIS DE RECRUTEMENT   
  
Notre cliente est une nouvelle structure de coworking basée à Lomé, dont l’activité consiste à gérer un ensemble de bureaux et
d’espaces de travail spécialement conçus et aménagés, en vue d’offrir à une clientèle de clients composée de travailleurs
indépendants, de salariés de PME ou d’équipes-projet de grands groupes :

(i) des avantages innovants tels qu’un espace de travail confortable et flexible, disposant d’équipements professionnels de
qualité (Wi-Fi, imprimantes, vidéoprojecteurs, salles de réunion, etc.) ;

(ii) des opportunités de socialisation, de rencontres, d’échanges et de réseautage, à travers la création d’une communauté ; et

(iii) des formules de location ou d’abonnement parmi les plus compétitives.

Dans le cadre du démarrage de ses activités, elle recherche des profils compétents et dynamiques pour occuper les postes
ci-après :

1- UN MANAGER DES BUREAUX ET DES ESPACES DE TRAVAIL H/F:

MISSION ET TACHES :

Sous la supervision de sa hiérarchie, le  Manager des bureaux et des espaces de travail partagés, assume les tâches ci-après :

MARKETING ET DEVELOPPEMENT COMMERCIAL :

-contribuer à la définition de l’offre et assurer le développement commercial de l’offre de bureaux et d’espaces de travail et
l’application des stratégies de vente et du plan marketing et de communication des bureaux et des espaces de travail ;
-procéder à l'analyse de la concurrence et du marché, faire des propositions à sa hiérarchie et mettre en œuvre les plans
d'actions ;
-veiller au remplissage des bureaux et des espaces de travail et anticiper les départs en vue de garantir un taux de remplissage
satisfaisant en permanence;
-assurer la prospection commerciale pour l’ensemble des offres de bureaux et des espaces de travail ; et
-assurer la communication et la promotion des bureaux et des espaces de travail auprès des entreprises et des différents
acteurs économiques, par la participation à des conférences et à des événements, par l’établissement de partenariats avec
des courtiers pour générer des prospects, par des publications à travers les différents médias à disposition : communiqués de
presse, site internet et réseaux sociaux.

ADMINISTRATION, FINANCE ET LOGISTIQUE :

-veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement des bureaux et des espaces de travail dont il assure la gestion ;
-superviser l’accueil, la contractualisation et la facturation des clients ;
-superviser le suivi des contrats clients et des demandes clients pendant toute la durée des contrats ;
-superviser la gestion du planning des réservations des bureaux et salles de réunion), ainsi que l'agenda du site (arrivée des
nouveaux clients, évènements, animations, livraisons par les fournisseurs, etc.) ;
-suivre et optimiser le budget de fonctionnement annuel du site ;
-superviser le recensement des besoins, la planification et l’organisation des approvisionnements en matériels, équipements et
fournitures ;
-piloter et suivre les tableaux de bord de l'activité;
-superviser la gestion des coûts et recettes, l’analyse des taux d’occupation et l’optimisation du chiffre d’affaires ;
-effectuer un reporting régulier à sa hiérarchie sur la fréquentation du site et l’état des espaces de travail ;
-encadrer et coordonner le travail de l’équipe travaillant sous sa supervision ;
-superviser les relations avec les prestataires de l’espace de coworking;
-veiller au respect des standards (qualité, propreté, sécurité, respect du règlement intérieur) et du concept de coworking ;
-faire des propositions à sa hiérarchie sur les voies et moyens d’améliorer l’image et la décoration des bureaux et des espaces
de travail afin de les rendre uniques (ambiance particulière) et (attirer encore plus de clients) ;
-veiller à une entière satisfaction aux clients en leur garantissant des bureaux et des espaces de travails fonctionnels et
accueillants et en leur permettant une pleine jouissance des différentes fonctionnalités offertes ;
-veiller au bon fonctionnement et à la disponibilité permanente des équipements professionnels et des infrastructures de
qualité (bureaux, wifi, imprimantes, vidéo projecteurs, salles de réunion, box de rangement, etc.) ;
-veiller à la sécurisation des bureaux et espaces de travail, ainsi que des effets appartenant aux clients ;
-gérer les imprévusen y apportant une solution rapide et appropriée ;et
-en tant que responsable de l’un des pôles d’activités de la société, participer à titre consultatif, aux réunions ou travaux des
autres pôles d’activités gérés par la société.

ANIMATION DE LA COMMUNAUTE DES CLIENTS :

-superviser l’accueil des nouveaux arrivants, leur orientation dans les espaces appropriés, les renseigner et les aider à se
sentir à l’aise et intégrés au sein de l’espace de travail ;
-faciliter la vie dans les espaces de travail en accompagnant les clients dans la découverte et l’appropriation des interactions
collectives, en favorisant l’émergence de pratiques collaboratives ;
-superviser l’animation de la communauté des clients en veillant à créer une ambiance de travail conviviale propice aux
rencontres professionnelles, aux synergies et au partage de réseaux, de compétences et d’expériences ; et
-superviser les activités événementielles diverses qui permettront de connecter davantage les idées et les gens et faire vibrer
et rayonner l’espace de travail.

PROFIL :

-être âgé de 25 à 45 ans ;
-être titulaire d’un Bac+5 en école de commerce, marketing, management, communication, gestion hôtelière ou de tout diplôme
équivalant ;
-justifier d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 5 ans à un poste similaire ou pertinent ;
-être parfaitement bilingue (anglais-français) ;
-avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.) ;
-être motivé, enthousiaste, sociable, autonome, polyvalent, multitâches, curieux avec un grand sens de la créativité, de
l’écoute, du relationnel, de la réactivité et du leadership ;
-savoir gérer ses priorités et être capable de s’adapter ;
-avoir une bonne présentation physique ; et
-être capable de travailler en équipe et sous pression.

2- UN ASSISTANT MANAGER DES BUREAUX ET DES ESPACES DE TRAVAIL H/F:

MISSION ET TACHES

Sous la supervision du Manager des bureaux et des espaces de travail partagés, l’Assistant  Manager des bureaux et des
espaces de travail partagés, assume les tâches ci-après :

-veiller au remplissage des bureaux et des espaces de travail et anticiper les départs en vue de garantir un taux de remplissage
satisfaisant en permanence;
-assurer la prospection commerciale pour l’ensemble des offres de bureaux et des espaces de travail ;
-superviser l’accueil, la contractualisation et la facturation des clients ;
-réaliser le suivi des contrats clients et suivre les demandes clients pendant toute la durée des contrats ;
-piloter la gestion du planning des réservations des bureaux et salles de réunion), ainsi que l'agenda du site (arrivée des
nouveaux clients, évènements, animations, livraisons par les fournisseurs, etc.) ;
-recenser les besoins, planifier et organiser les approvisionnements en matériels, équipements et fournitures ;
-piloter et suivre les tableaux de bord de l'activité ;
-s’occuper de la gestion des coûts et recettes, de l’analyse des taux d’occupation et de l’optimisation du chiffres d’affaires ;
-effectuer un reporting régulier à sa hiérarchie sur la fréquentation du site et l’état des espaces de travail ;
-faire des propositions à sa hiérarchie sur les voies et moyens d’améliorer l’image et la décoration des bureaux et des espaces
de travail afin de les rendre uniques (ambiance particulière) et (attirer encore plus de clients) ;
-assurer une entière satisfaction aux clients en leur garantissant des bureaux et des espaces de travails fonctionnels et
accueillants et en leur permettant une pleine jouissance des différentes fonctionnalités offertes ;
-veiller au bon fonctionnement et à la disponibilité permanente des équipements professionnels et des infrastructures de
qualité (bureaux, wifi, imprimantes, vidéoprojecteurs, salles de réunion, box de rangement, etc.) ;
-veiller à la sécurisation des bureaux et espaces de travail, ainsi que des effets appartenant aux clients ;
-gérer les imprévus en y apportant une solution rapide et appropriée ;
-superviser l’accueil des nouveaux arrivants, leur orientation dans les espaces appropriés, les renseigner et les aider à se
sentir à l’aise et intégrés au sein de l’espace de travail ;
-faciliter la vie dans les espaces de travail en accompagnant les clients dans la découverte et l’appropriation des interactions
collectives, en favorisant l’émergence de pratiques collaboratives ;
-animer la communauté des clients en veillant à créer une ambiance de travail conviviale propice aux rencontres
professionnelles aux synergies et au partage de réseaux, de compétences et d’expériences ; et
-initier, favoriser et coordonner des activités événementielles diverses qui permettront de connecter davantage les idées et les
gens et faire vibrer et rayonner l’espace de travail.

PROFIL :

-être âgé de 25 à 45 ans ;
-être titulaire d’un Bac+4 ou 5 en école de commerce, marketing, management, communication, gestion hôtelière ou de tout
diplôme équivalant ;
-justifier d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 5 ans à un poste similaire ou pertinent ;
-être parfaitement bilingue (anglais-français) ;
-avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.) ;
-être motivé, enthousiaste, sociable, autonome, polyvalent, multitâches, curieux avec un grand sens de la créativité, de
l’écoute, du relationnel, de la réactivité et du leadership ;
-savoir gérer ses priorités et être capable de s’adapter ;
-avoir une bonne présentation physique ; et
-être capable de travailler en équipe et sous pression.

3- UN FACILITATEUR H/F:

Sous la supervision du Manager des bureaux et des espaces de travail partagés, le Facilitateur assume les tâches ci-après:

MISSION ET TACHES :

-être le principal point de contact de la clientèle et agir comme le «visage» de l’entreprise ;
-soutenir l'équipe de gestion de l’espace de coworking dans l’atteinte des objectifs assignés par la hiérarchie ;
-gérer la réception et assurer l’accueil téléphonique et physique des clients ;
-s’occuper du planning des réservations et du remplissage des bureaux et de l’espace de travail partagé ;
-enregistrer les arrivées et les départs des clients et assurer leur installation ;
-renseigner les clients, répondre à leurs questions et les orienter ;
-aider aux emménagements et aux déménagements des clients;  
-réceptionner, traiter et dispatcher le courrier aux différents destinataires ;
-participer à la facturation et à la vente des prestations et assurer le secrétariat de la réception ;
-faciliter la vie dans les espaces de travail en accompagnant les clients dans la découverte et l’appropriation des interactions
collectives, en favorisant l’émergence de pratiques collaboratives ;
-anticiper les besoins des clients avant qu'ils ne surviennent en utilisant les informations pertinentes collectées sur eux pour
améliorer et personnaliser leur expérience ;
-s’assurer que tous les clients se sentent à l’aise et intégrés au sein des bureaux et de l’espace de travail partagé;
-animer la communauté des clients en veillant à créer une ambiance de travail conviviale propice aux rencontres ;
professionnelles, aux synergies et au partage de réseaux, de compétences et d’expériences ;
-initier, favoriser et coordonner des activités événementielles diverses qui permettront de connecter davantage les idées et les
gens et faire vibrer et rayonner l’espace de travail ;
-mettre à jour et maintenir le contenu publié sur le site internet et les pages de réseaux sociaux créés par l’entreprise ;
-veiller à la sécurisation des bureaux et espaces de travail, ainsi que des effets appartenant aux clients ;
-gérer les imprévus en y apportant une solution rapide et appropriée ;
-veiller à la bonne tenue et à la propreté des bureaux et de l’espace de travail partagé ;
-identifier les problèmes, les documenter en conséquence et les reporter à la hiérarchie ;
-gérer les réclamations clients et les communiquer à ses supérieurs ; et
-proposer à sa hiérarchie, des améliorations de produits et de service.

PROFIL :

-être âgé de 25 à 35 ans ;
-être titulaire d’un Bac+2 ou 3 écolehôtelière, assistant de direction, communication, secrétariat de direction ou de tout
diplôme équivalant ;
-justifier d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans à un poste similaire ou pertinent ;
-être parfaitement bilingue (anglais-français) ;
-avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.) ;
-avoir une bonne présentation physique ;  
-avoir un très bon sens de l'accueil et du service ;
-être motivé, enthousiaste, sociable, autonome, polyvalent, multitâches, curieux avec un grand sens de la créativité, de
l’écoute, du relationnel, de la réactivité et du
-savoir gérer ses priorités et être capable de s’adapter ; et
-être capable de travailler en équipe et sous pression.

DOSSIER DE CANDIDATURE:

Merci d’adresser au plus tard le 27 novembre 2020 à 18 H 00 GMT, votre dossier de candidature comprenant une lettre de
motivation; un curriculum vitae détaillé; les copies des diplômes et attestations de travail et une liste de trois (3) références
professionnelles à l’adresse ci-après :

Cabinet LUCREATIF
481, rue des Cocotiers - Hanoukopé
LOME – TOGO
Tél : +228 22 20 30 89
Cel : +228 92 49 59 44

E-mail : jobs@lucreatif.com (mettre en objet de l’e-mail : « Candidature au poste de ‘’mentionner le titre du poste’’ »).

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus.