REF: TDR N° 003/2026/DARP/SSA
PRESENTATION DE L’ORGANISATION
Sustainable Solutions for Africa (SSA) est une organisation non gouvernementale (ONG)
de développement à but non lucratif, enregistrée auprès du ministère de l’Administration
Territoriale, de la Décentralisation et du Développement des Territoires sous le récépissé
numéro 1151/MATDDT-SG-DLPAP-DOCA du 2 décembre 2021 sous le, et publiée au Journal
Officiel de la République Togolaise le 16 décembre 2021. SSA a été officiellement reconnue
comme ONG de développement, conformément à l’Attestation de reconnaissance de la
qualité d’ONG de développement n° 1043/PR/MPDC/2024, délivrée le 29 août 2024.

1. Contexte
   Sustainable Solutions for Africa (SSA) a procédé à l’acquisition de matériels destinés à la
   mise en œuvre du projet ECOVERSE. Ces équipements notamment des ouillages légers sont
   essentiels pour la réalisation des activités techniques prévues et pour renforcer les capacités
   opérationnelles sur le terrain.
   L’importation de ces matériels requiert une gestion rigoureuse des formalités douanières ainsi
   qu’une coordination logistique efficace, afin d’assurer leur mise en consommation et leur
   disponibilité dans les délais requis pour le bon déroulement du projet.
   Pour garantir la fluidité du processus, SSA souhaite sélectionner un prestataire disposant
   d’une expertise avérée dans les opérations de dédouanement et de transit au Togo. Le
   prestataire retenu devra assurer une prise en charge complète et conforme aux
   réglementations en vigueur, depuis les démarches administratives jusqu’à la livraison finale
   des équipements.
2. Objectifs de la mission
   SSA vise à sélectionner un prestataire capable de :

• Assurer une gestion optimisée et transparente des formalités de dédouanement des
  matériels, en limitant les risques de retard et les surcoûts.
• Effectuer l’ensemble des formalités douanières et administratives jusqu’à l’obtention
  du Bon à Enlever (BAE).
• Organiser et superviser la livraison rapide et sécurisée des équipements importés
• Minimiser les retards, surcoûts et risques logistiques.

3. Missions du prestataire
   Le prestataire retenu aura pour mission d’assurer une gestion efficace et conforme aux
   réglementations des opérations de dédouanement des matériels et de leur livraison au lieu
   indiqué. À ce titre, il devra :

• Assurer le suivi avec les services de la Douane et du Port pour garantir le traitement
  rapide des formalités,
• Nommer au sein de sa structure, un ou deux points focaux dédiés pour assurer la
  liaison avec les services de SSA,
• Coordonner l’inspection des marchandises, avant toute opération,
• Obtenir les documents requis pour la mise en consommation et l’enlèvement des
  équipements,
• Organiser la sortie du conteneur et sa livraison vers la destination finale,
• Gérer avec célérité toutes les situations difficiles pouvant constituer un blocage dans
  les processus entamés pour la sortie des biens importés,
• Fournir un soutien efficace et des rapports réguliers sur l’évolution des démarches et
  signaler toute difficulté susceptible d’engendrer des retards ou des coûts
  additionnels,
• Soumettre tous les devis pour validation avant exécution et transmettre à SSA toutes
  les factures accompagnées des justificatifs des dépenses engagées pour notre
  compte,
• Garantir une transparence totale dans la gestion des opérations et proposer des
  solutions proactives pour optimiser le processus.
• Critères de sélection

• Être régulièrement installé : être une structure légalement constituée et avoir ses
  documents à jour (disposer d’un NIF et du quitus fiscal en cours de validité),
• Avoir une expérience : justifier d’une expérience avérée (3 ans minimum) en transit
  et dédouanement de matériels lourds,
• Disposer d’une équipe expérimentée en opérations douanières et portuaires.
• Garantir une transparence tarifaire : présenter un devis bien détaillé incluant tous
  les frais administratifs, les honoraires, ainsi que les coûts logistiques associés.
• Fournir des références : présenter des références ou attestations de fin de bonne
  fin d’exécution de clients ayant bénéficié de services similaires ainsi qu’une capacité
  à traiter les formalités dans un délai optimal.

4. Soumission des offres
   Les prestataires intéressés doivent soumettre un dossier comprenant :
5. Offre technique
   L’offre technique devra contenir :

• Carte d’Opérateur Économique en cours de validité,
• La présentation de l’entreprise et les expériences antérieures,
• Les délais d’exécution et de livraison des services susmentionnés ainsi qu’un point
  focal de l’opération,
• Au moins cinq (03) références de projets similaires précédemment réalisés,
• Les documents attestant de la reconnaissance légale : copies de la carte d’opérateur
  économique, le quitus fiscal et l’attestation de régularité fiscale en cours de validité.

6. Lieu de livraison
Le conteneur sera livré à l’adresse :Zogbepime

7. Offre financière
   L’offre financière devra indiquer le montant (HT et TTC) de la prestation du prestataire
   proposée mentionnant tout le détail des coûts liés à la mission (honoraires, frais administratifs
   portuaires, manutention et autres coûts logistiques associés, exclusion etc.).
8. Modalités de soumission

• Mode d’envoi : Les offres doivent être soumises à SSA par courriel à l’adresse
  suivante : contact@ssa.tg avec pour objet “Offre de services Nom de la structure_
  Matériel de chantier”.
• Date limite de soumission : 05 mars 2026 à 13h (GMT). Tout dossier soumis après
  ce délai ne sera pas considéré.
• Accès aux informations nécessaires : Les soumissionnaires désireux de répondre
  à cet appel sont invités à prendre contact avec SSA afin d’obtenir les informations
  complémentaires requises pour l’élaboration de leurs devis. Ces éléments déjà
  disponibles seront fournis sur demande envoyée à l’adresse suivante : contact@ssa.tg
• Pour tout besoin d’informations, nous vous invitons à adresser vos questions à
  l’adresse suivante : contact@ssa.tg.
• Elle doit être rester valide pour trois mois au moins à compter de sa date d’émission

9. Conditions de paiement

• Le règlement des prestations se fera selon un échéancier convenu entre SSA et le
  prestataire retenu,
• Sur présentation des factures détaillées, accompagnées de tous les justificatifs des
  dépenses engagées pour le compte de SSA.
• Le projet de levée de la déclaration doit être soumise à SSA pour validation avant la
  levée définitive par le prestataire
  NB : Toutes les dépenses doivent être soumises pour validation à l’accord préalable de SSA
  avant paiement.