Chargé d’administration-finances, expert pour l’accompagnement de la gestion
administrative et financière des Aires Protégées de Fazao-Malfakassa et Abdoulaye

Dans le cadre du programme « Initiative pour la Croissance Locale, l’Utilisation Responsable des
Ressources et l’Équilibre des Écosystèmes protégés » (PALCC+/INCLURE), financé par l’Union
Européenne et mis en œuvre en partenariat avec le Ministère de l’Environnement, des Ressources Forestières, de la Protection Côtière et du Changement Climatique (MERFPCCC), Lux-
Development (LuxDev), agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement,recherche un chargé d’administration-finances, expert pour l’accompagnement de la gestion
administrative et financière des Aires Protégées de Fazao-Malfakassa et Abdoulaye
Le chargé administration et finances/ expert en accompagnement occupe un rôle central et
polyvalent au niveau de l’Antenne de Sokodé, articulé autour de deux missions
complémentaires :
 Mission 1 – Gestion administrative et financière de l’Antenne : il ou elle assure le bon
fonctionnement administratif, comptable et logistique de l’Antenne de Sokodé, en lien
étroit avec la CAM basée à Lomé. Il/elle garantit la fiabilité, la conformité et la régularité
des opérations administratives et financières de l’Antenne dans le respect des
procédures LuxDev.
 Mission 2 – Accompagnement des capacités de gestion des AP de Fazao-Malfakassa et
d’Abdoulaye : en coordination avec l’expert technique sous-régional, l’agent
accompagne les équipes administratives et comptables des directions des deux AP dans
la mise en place et la consolidation de leurs systèmes de gestion administrative,
financière et logistique. Durant une première phase, il ou elle joue un rôle actif et direct
(faire AVEC et POUR les équipes AP) ; durant la seconde phase, il ou elle bascule vers
une posture de supervision, vérification et conseil auprès des équipes AP qui gèrent
progressivement en autonomie.
Responsabilités et tâches principales
1- VOLET 1 – Gestion administrative et financière de l’Antenne de Sokodé
Sous la responsabilité du Chef d’Antenne Sokodé et en lien fonctionnel étroit avec la CAM
LuxDev :
Comptabilité et finances de l’Antenne :
 assurer le suivi de la trésorerie de l’Antenne et préparer les demandes de
réapprovisionnement de la caisse en lien avec la CAM ;

 traiter et préparer les pièces justificatives aux visas et paiements conformément
aux procédures LuxDev en vigueur ;
 initier les écritures comptables des paiements dans la plateforme AlphaBase et y
annexer les pièces justificatives;
 recevoir et verifier les pièces comptables des paiements par banque) et les
soumettre à la CAM dans les délais requis ;
 préparer les états financiers nécessaires au reporting mensuel et trimestriel de
l’Antenne ;
 contribuer à la vérification des rapports d’exécution financière des activités
menées depuis l’Antenne ;
 établir les fiches de mission et gérer les avances liées aux frais de mission,
perdiems et autres frais du personnel de l’Antenne, conformément au référentiel
en vigueur ;
 contribuer à la réalisation des inventaires des biens et équipements de l’Antenne.
 Gestion des engagements de l’Antenne :
 réceptionner et analyser les documents d’engagement (mémos, budgets, bons de
commande) soumis au visa du Chef d’Antenne et ou du CTP selon les mandats ;
 vérifier la conformité et la complétude des mémoires d’engagement avant
transmission à la CAM ;
 organiser les processus de paiements liés aux missions, ateliers et réunions
organisés depuis l’Antenne (frais de transport, perdiem,…) ;
 assurer le classement physique et électronique des dossiers d’engagement de
l’Antenne ;
 contribuer à la revue des engagements en coordination avec la CAM et les équipes
opérationnelles de l’Antenne.
Gestion administrative et logistique de l’Antenne :
 assurer la gestion des fournitures, consommables et équipements de bureau de
l’Antenne ;
 gérer les fournisseurs locaux, demander des offres de prix et préparer les bons de
commande conformément aux procédures LuxDev ;
 s’assurer de la maintenance et du bon état des équipements de l’Antenne
(ordinateurs, imprimantes, réseau, etc.) ;
 gérer la logistique des véhicules et moyens de déplacement de l’Antenne
(chauffeurs, carnets de bord, plannings, maintenance, carburant) en lien avec le
Chef d’Antenne ;
 organiser la logistique des missions, ateliers et réunions organisés depuis
l’Antenne (réservations, agenda, invitations, documentation) ;
 tenir à jour les tableaux de suivi des coûts de fonctionnement de l’Antenne (eau,
électricité, téléphonie, internet, carburant, etc.) .
 Documentation de l’Antenne ;
 Contribuer au classement et à l’archivage des documents (électronique et physique) suivant le système LuxDev en vigueur ;

2- VOLET 2 – Accompagnement des capacités de gestion des AP de Fazao-Malfakassa
et d’Abdoulaye
En coordination avec l’expert technique sous-régional et sous la supervision du Chef
d’Antenne Sokodé, en lien avec la CAM LuxDev, le CTP, la Coordination et l’AT UE PALCC+
pour l’orientation :
Accompagner l’installation et la mise en place des systèmes de gestion
administrative et financière des AP (Phase 1) :
 contribuer à l’actualisation des outils de gestion administrative, financière et
logistique des deux AP (procédures opérationnelles, manuels de procédures
internes, circuits de validation) ;
 appuyer la mise en place d’un inventaire des biens et équipements ;
 appuyer la mise en place d’outils de tenue de registres comptables et de
comptabilité analytique adaptés à leur contexte ;
 accompagner la mise en place des plans financiers annuels et des outils de suivi
budgétaire (engagements et décaissements) de chaque AP ;
 appuyer la mise en place des systèmes de classement physique et électronique des
pièces justificatives et des archives administratives des AP ;
 appuyer la mise en place des systèmes de gestion de la correspondance officielle
et des archives des AP.
Gestion fiduciaire des fonds de fonctionnement des AP mis à disposition par LuxDev
(Phase 1) :
 régler les dépenses courantes des AP selon les demandes validées par le chef
d’Antenne et dans le respect des seuils de délégation définis ;
 collecter, vérifier et archiver l’ensemble des pièces justificatives des dépenses des
AP et produire le rapport financier mensuel de chaque AP ;
 transmettre les rapports financiers mensuels au Chef d’Antenne, au CTP et à la
CAM dans les 10 jours ouvrés suivant la clôture mensuelle ;
 soumettre à validation préalable du Chef d’Antenne ou du CTP toute dépense
dépassant le seuil de délégation défini ;
 assurer l’interface avec les agents comptables publics des AP pour les procédures
de comptabilité étatique.
Coaching et renforcement des capacités des équipes administratives des AP :
 assurer le coaching individuel et collectif des agents administratifs et comptables
des deux AP (tenue des registres, classement, gestion de caisse, reporting
financier) ;
 concevoir et animer des formations adaptées aux besoins des équipes des AP sur
les thématiques de gestion financière, administrative et logistique ;

 identifier les besoins en formation et en appui technique du personnel
administratif des AP et proposer des solutions adaptées ;
 accompagner les équipes des AP dans l’adoption et l’utilisation d’outils numériques
de gestion (tableurs, bases de données, outils de suivi budgétaire) ;
 organiser des échanges d’apprentissage entre les équipes administratives des
deux AP et, le cas échéant, avec l’AP de Togodo (peer learning).
Supervision et conseil (Phase 2) :
La phase 2 correspond au moment où l’aire protégée a l’autonomie de gestion complète et
fait suite à un diagnostic positif des capacités de gestion. Lors de cette phase 2, les fonds
sont transmis directement à l’aire protégée et relèvent de leur gestion. Lors de cette phase
2, l’expert jouera un rôle de contrôle, suivi, de conseil. A ce titre il ou elle devra :
 réaliser des vérifications mensuelles des dépenses et des pièces justificatives des
AP et produire un rapport de supervision transmis au Chef d’Antenne et à la
CAM ;
 conseiller et appuyer ponctuellement les équipes des AP qui gèrent
progressivement en autonomie les fonds délégués ;
 contribuer au contrôle de conformité des rapports financiers des AP soumis à la
CAM ;
 signaler tout besoin d’ajustement constaté dans la gestion des AP.
 Suivi et reporting transversal :
 contribuer à la mise en place et à l’alimentation du dispositif de suivi-évaluation
des Résultats 1 et 2 du programme INCLURE, pour les indicateurs relatifs aux
capacités de gestion des AP ;
 préparer des notes de suivi, rapports d’activités et documents de capitalisation
relatifs à l’accompagnement en gestion et valorisation des AP ;
 contribuer aux rapports d’ensemble du programme pour les éléments relatifs à la
gestion administrative et financière des AP.
 contribuer aux réunions de coordination du programme et de l’Antenne.
Expérience professionnelle :
 Formation universitaire de minimum bac +4 (obligatoire) en comptabilité, gestion
financière, administration des organisations ou domaine similaire.
 Expérience : Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un poste
similaire, idéalement dans le cadre de programmes de développement, ONG,
institutions publiques ou partenaires techniques et financiers (Souhaitée).
 Bonne connaissance de la comptabilité publique togolaise et des procédures des
partenaires techniques et financiers (Souhaitée).
 Expérience dans le renforcement des capacités en gestion administrative et financière
d’institutions publiques ou d’organisations civiles ou professionnelles (Souhaitée).
 Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion
comptable) et aptitude à l’utilisation d’outils numériques pour la dématérialisation
des processus (Obligatoire).

 Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire dans un contexte de terrain, avec des
déplacements réguliers dans des zones rurales (Obligatoire).
 Expérience dans la zone d’intervention : atout.
Lieu d’exercice : Togo / Basé dans les bureaux du programme INCLURE à Sokodé avec
missions régulières au sein du Parc National Fazao-Malfakassa et de la Réserve de Faune
d’Abdoulaye. Déplacements ponctuels à Lomé.
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de quatre ans avec une période d’essai de six mois.
Entré en fonction : juillet 2026
Rémunération : l’agent sera classé en catégorie 4.
Pour postuler : https://careers.luxdev.lu/job-invite/2112/