ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) / SECRÉTAIRE EXÉCUTIF(VE)

Job Description

Une opportunité unique pour une carrière en administration & gestion à l’international

Vous êtes jeune diplômé sans expérience et rêvez de travailler à l’international ? Voici une opportunité unique à ne pas manquer !

Créée pour répondre à l’un des plus grands défis de notre époque, l’insertion professionnelle des jeunes sans expérience, cette initiative de formation immersive et professionnalisante s’adresse aux diplômés ambitieux, curieux et motivés à bâtir une carrière solide dans le secteur du développement international.

Secteurs visés :

• Éducation,
• Santé,
• Environnement et
• Développement
• Action communautaire.

Public cible : Jeunes diplômés sans expérience, âgés de 21 à 35 ans, ayant une licence ou un master, toutes disciplines confondues (administration, gestion, communication, ressources humaines, audiovisuel, etc.).

Une formation, mais en situation réelle de travail

Ce programme ne se déroule pas en salle de classe, mais au cœur des projets réels, dans des environnements parfois complexes, notamment en milieu rural. Vous serez plongé(e) dans des missions concrètes et multisectorielles, aux côtés de professionnels expérimentés, pour apprendre en faisant. Résultat : vous gagnez rapidement en compétence, en confiance, et en professionnalisme.

Un des piliers du programme : l’anglais professionnel (20h/semaine)

Le monde du travail international exige un anglais fonctionnel, clair et professionnel. C’est pourquoi le programme accorde une place centrale à la maîtrise de l’anglais, avec des cours intensifs dispensés chaque semaine. L’objectif : faire de vous un(e) professionnel(le) bilingue capable de travailler effectivement dans les deux langues, notamment de dialoguer parfaitement avec les partenaires internationaux.

Les postes de formation et les effectifs s’analysent comme suit :

• Chargé(e) de programme (2)
• Finance & Comptabilité (2)
• Ressources humaines (2)
• Suivi & Évaluation (2)
• Fundraising / Mobilisation des ressources (2)
• Communication digitale (Community Management) (2)
• Appels à concurrence (passation de marchés) (2)
• Audit interne (2)
• Traduction & Interprétariat (2)
• Audiovisuel & production média (2)
• Action sociale (2)
• Partenariats & Relations institutionnelles (2)
• Secrétariat exécutif & Assistance administrative (2)
• Coordination de projets (notamment en milieu rural) (10)

Pourquoi rejoindre ce programme ?

• Acquérir de l’expérience pratique en travaillant sur des projets de développement concrets ;
• Renforcer vos compétences professionnelles et personnelles dans un cadre rigoureux et exigeant ;
• Avoir accès à un réseau international d’organisations caritatives pour l’emploi
• Devenir bilingue grâce à une formation intensive en anglais professionnel ;
• Augmenter significativement vos chances d’être recruté(e) dans des ONG, agences de coopération ou institutions internationales.

PARTIE 1 : UNE FORMATION PROFESSIONNALISANTE POUR LES SPÉCIALISTES DE L’ADMINISTRATION

Vous souhaitez évoluer dans le domaine de l’administration, de la gestion organisationnelle et du soutien exécutif ? Cette formation vous permettra d’acquérir des compétences pratiques en gestion des tâches administratives, en organisation et en gestion de la caisse, et de contribuer ainsi au bon fonctionnement d’une institution ou d’une organisation.

Notre formation va au-delà de l’apprentissage théorique. Elle vous offre une immersion professionnelle qui vous permet de travailler sur des missions administratives réelles, en collaboration avec des experts du secteur.

Pourquoi choisir cette formation ?

• Une approche 100 % professionnalisante : Vous apprendrez en travaillant sur des cas réels d’organisation et de gestion administrative.
• Un accès direct à des opportunités d’emploi grâce à un réseau de partenaires et un accompagnement post-formation.
• Une maîtrise des outils et logiciels utilisés en secrétariat et en gestion administrative.
• Un environnement bilingue pour renforcer vos compétences linguistiques et votre employabilité.

PARTIE 2 : FORMATION & EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE – ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) / SECRÉTAIRE EXÉCUTIF(VE)

Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, vous serez capable de :

• Assurer la gestion administrative et organisationnelle d’une institution ou d’un projet.
• Coordonner les tâches de secrétariat, de planification et de gestion documentaire.
• Gérer la caisse et suivre les opérations financières tout en garantissant la traçabilité.
• Faciliter la communication interne et externe de l’organisation.
• Maîtriser les outils numériques et logiciels de gestion administrative.
• Communiquer efficacement en anglais dans un environnement professionnel international.

Compétences acquises
À la fin de cette formation, vous développerez plusieurs compétences clés pour réussir en tant qu’Assistant (e) Administratif (ve) ou Secrétaire Exécutif (ve) :

1. Organisation et Gestion Administrative
   1. Gérer les documents et informations sensibles avec confidentialité et professionnalisme.Organiser les réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus précis.Assurer la gestion du courrier, des e-mails et des priorités administratives selon les urgences.
   1. Coordonner les tâches administratives des équipes et maintenir une organisation optimale.
2. Gestion de la Caisse et Suivi Financier
   1. Gérer les entrées et sorties de fonds avec rigueur et précision.
   1. Assurer la traçabilité des transactions financières et veiller à la conformité des opérations.
   1. Élaborer des rapports financiers détaillés pour la direction et les parties prenantes.
   1. Assurer un suivi des budgets et des dépenses dans le respect des procédures financières.
3. Communication et Relations Professionnelles
   1. Rédiger des documents administratifs de manière claire et professionnelle.
   1. Gérer la communication interne entre les départements pour assurer une bonne coordination.
   1. Coordonner la communication externe avec les partenaires et les autres institutions.
   1. Maintenir un excellent relationnel avec les parties prenantes et les collaborateurs.
4. Coordination et Planification des Activités
   1. Gérer les agendas des dirigeants et organiser les réunions et événements de manière efficace.
   1. Coordonner les actions des différents départements pour garantir l’efficacité opérationnelle.
   1. Assurer la logistique des événements et des déplacements, en veillant au respect des délais.
   1. Suivre les plannings des projets et s’assurer de leur mise en œuvre correcte.
5. Gestion des Ressources et Support Opérationnel
   1. Gérer les fournitures et le matériel nécessaire aux activités administratives.
   1. Apporter un soutien opérationnel aux différents départements et équipes de travail.
   1. Coordonner l’approvisionnement et la gestion des ressources matérielles en fonction des besoins.
   1. Assurer le bon fonctionnement des outils administratifs et du matériel de bureau.
6. Maîtrise des Outils Numériques et de Bureautique
   1. Utiliser MS Office, Google Workspace et d’autres outils bureautiques avec une grande efficacité.
   1. Gérer les documents et bases de données administratives en toute sécurité avec des outils numériques spécialisés.
   1. Assurer la gestion et le stockage des fichiers dans un environnement numérique organisé.
7. Anglais Professionnel
   1. Un test obligatoire sera réalisé avant l’intégration pour évaluer le niveau d’anglais.
   1. Niveau d’anglais exigé : B2 minimum (test obligatoire avant l’intégration).
   1. Développer la communication écrite et orale en anglais dans un contexte administratif international.
   1. Utiliser un vocabulaire technique spécifique à l’administration et à la gestion dans un environnement professionnel.

PARTIE 3 : CONDITIONS D’ADMISSION & MODALITÉS PRATIQUES

Modalités de la formation

• Durée : 2 ans (formation immersive et pratique en situation réelle).
• Lieu : Siège de l’organisation + missions terrain selon les projets.
• Possibilité de rémunération après obtention des financements sur les projets développés.

Profil recherché

• Diplôme requis : Licence en Secrétariat de Direction, Administration des Affaires, Anglais, Allemand, Espagnol, Gestion ou disciplines connexes.
• Compétences souhaitées : Sens de l’organisation, rigueur, discrétion, autonomie, esprit d’initiative.
• Langues :
  • Bonne maîtrise du français.
  • Niveau d’anglais exigé : B2 (test obligatoire avant l’intégration).
  • Si vous avez une licence en Anglais, vous devez justifier d’un niveau B2 en allemand, Espagnol, portugais, ou toute autre langue.
• Capacité à travailler en contexte multiculturel et en équipe.

Comment postuler ?

1. Envoyez votre CV et lettre de motivation à l’adresse e-mail ci-dessous avant le 25 Mai 2025.
2. Participez à une séance d’informations au siège de l’organisation.
3. Prenez connaissance d’autres modalités de formation et du calendrier prévu.
4. E-mail : ppiafricango@gmail.com
5. Objet de l’e-mail :

Votre Nom & Prénom _ Formation _ Assistant(e) Administratif(ve)

Ne perdez plus de temps ! Inscrivez-vous dès aujourd’hui et préparez-vous à une carrière internationale en administration et gestion.

NB : Le nombre de places est limité à deux (2).