Avis de recrutement

J’ai besoin d’un(e) super assistant (e) !
Pour accomplir ma mission d’accompagner les entreprises en matière de Gestion des Ressources Humaines, de développement
professionnel  à travers différents pays de l’Afrique, je ne peux pas être performant tout seul.
C’est pourquoi j’ai choisi de m’entourer d’une équipe.
Actuellement, un poste est à pourvoir.Je recherche une personne dynamique, avec un grand esprit d’initiative, autonome, loyale et
prête à s’investir à mes côtés pour me faciliter l’accomplissement de cette mission.

Mission

Votre mission est de me rendre la vie facile.
Votre poste est crucial car il me permet  de gagner du temps et de limiter mon stress, ce qui me permet à mon tour d’être plus
productif et créatif. Votre travail, être le levier de ma performance.
Votre travail est essentiel à la bonne gestion de notre agenda, des relations avec nos partenaires et de l’organisation de nos
événements de formation et déplacements.
À savoir avant de poser votre candidature
Tout d’abord, nous préférons vous faire gagner du temps en vous permettant de savoir tout de suite si vous pouvez convenir à ce poste
ou non :

Valeurs

Nous ne pouvons pas travailler avec quelqu’un qui ne respecte pas et n’applique pas les valeurs que nous défendons.

Initiative

Si vous vous considérez comme un simple exécutant, et que vous attendez simplement qu’on vous donne des consignes pas à pas,
vous allez détester travailler avec nous. Nous donnons une grande autonomie à chaque membre de l’équipe pour exécuter ses
missions et mener ses projets à terme. Et en échange de cette autonomie, nous voulons des résultats, pas des excuses.

Procédures et systèmes

D’un autre côté, si vous êtes un champion de l’improvisation et si vous détestez travailler dans un cadre… si le mot « procédure » vous
hérisse… vous allez perdre vos cheveux en quelques jours chez nous.
Chaque tâche répétitive doit être décrite au sein d’une procédure, et il est de votre ressort de maintenir les procédures qui
correspondent à votre rôle.
Si un autre membre de l’équipe ou moi, vous propose un changement dans la façon d’effectuer telle ou telle mission, son dernier
commentaire sera toujours – « et ajoute cela à ta procédure, s’il te plaît ». Et nous attendons de votre part que ce changement soit
répercuté tout de suite, et qu’on n’ait pas besoin de vous le redire une autre fois (puisque les missions doivent suivre leur procédure
et que votre procédure est censée être à jour).
Ce que nous recherchons
Vous devez avoir à cœur de mener vos projets jusqu’au bout. Vous devez être un « finisseur », une personne orientée résultats  et
capable de venir à bout des derniers 10% qui donnent parfois l’impression de représenter 90% de plus.

Vos responsabilités

Faire la veille ( surInternet, des sites web spéciaux et dans la presse quotidienne nationale et internationale) des opportunités
commerciales et de partenariat avec un point quotidien.

Anticiper les besoins du Manager, notamment :

-Tenir à jour l’agenda, éviter les “conflits” (deux engagements en même temps) avec des outils de synchronisation en ligne et un
tableau de bord physique ;
-Planifier à l’avance les périodes de préparation/répétition pour les séminaires et tournages, et bloquer des temps de préparation et
de repos en amont et aval des lancements de formation.;
-Organiser les déplacements et réunions (billets d’avion/bus, hébergement, réservation des repas et des salles de formation).
-Gérer  la boîte E-mail. C’est vous qui répondez aux emails et faites le tri des sujets à aborder  afin qu’il indique les suites à donner.
(  zéroinbox) ;
-Effectuer des commandes ponctuelles et expéditions (via Amazon et autres sites web) de livres ou cadeaux pour des partenaires ou
clients importants;.
-Effectuer le recueil de coûts et  divers achats ;
-Rechercher des fournisseurs ou de salles pour nos événements (ex: rencontres d’affaires, ateliers, séminaires) sous la supervision
du manager;
-Gérer les comptes du Manager sur les Medias sociaux
-Réaliser  des présentations PowerPoint ;
-Concevoir des visuels (vous y serez formé au besoin) ;
-Asssurer le suivi des engagements professionnels pour le respect des délais et des normes de qualité ;
-Contribuer au montage de dossiers commerciaux ;
-Gérer le standard téléphonique, et les accès skype,whatsapp ;
-Mettre en place un système de standardidation, d’automatisation des tâches et d’amélioration de la productivité ;
-Gérer le tableau de suivi et d’avancement des activités ;
-Contribuer au recouvrement via email/téléphone ;
-Assurer l’archivage électronique et la sécurisation des données ;
-Contribuer au suivi post mission via email/téléphone, à la capitalisation et à la fidélisation des clients.

Autres responsabilités


-S’assurer que nos partenaires et clients ont une réponse à leurs questions;
-Organiser les activités personnelles récurrentes du manager suivant ses disponibilités ;
-Suivre les formations qui lui seront données et appliquer les acquis de chaque formation .

Les critères de réussite / résultats attendus

-Les agendas sont à jour et vous faites des suivis préventifs (à l’avance) sur les rendez-vous et évènements à venir afin de vous
assurer que le Manager et l’équipe ont toutes les informations à leur disposition pour un bon déroulement de l’événement;
-Les opportunités pertinentes sont identifiées;
-Les offres commerciales sont rédigées suivant les normes de qualité, dans les délais  et accompagnées d’un suivi rigoureux avec un
emploi du temps précis;
-Toutes les activités sont standardisées et formatées suivant une procédure, un ensemble de process et les procédures sont
enrichies par l’expérience;
-Tout email reçu est traité et l’interlocuteur reçoit une réponse rapide.


Compétences fonctionnelles

-Être très à l’aise en français ; écrire sans faute d'orthographe(avoir un bon niveau en Anglais serai un atout);
-Posséder une expertise avancée dans un tableur, un traitement de texte, l’interface Gmail, et Google Agenda;
-Posséder une expertise en développement web et développement d’application;
-Être organisé et méthodique;
-Faire preuve d'attention aux détails;
-Être rapide et efficace dans votre travail.

Comportements de Leadership et d’exécution pour ce rôle

-Autonomie
Vous devez être autonome, apprendre vite, persévérant, responsable, et ne pas hésiter à poser des questions !

-Assertivité
Faire preuve d'assertivité et ne pas avoir peur de dire “non” à une requête ou demande qui n’est pas réaliste au niveau du budget ou
des délais. Faire part sans hésitation de vos doutes ou inquiétudes quant à la faisabilité d’un projet.

-Prise de décision proactive
Vous devez anticiper les problèmes notamment lors de la planification des évènements afin d’intervenir de façon préventive et vous
assurer de la bonne tenue de ceux-ci.

-Résilience en présence d’ambiguïté
En cas de doute ou de flou sur un projet ou si un imprévu vient à survenir, vous devez adopter un plan d’action basé sur le bon sens,
afin d’atteindre l’objectif de départ, et communiquer proactivement afin que le projet ne reste pas bloqué.

-Communication proactive
Vous devez proactivement notifier la Direction si des changements peuvent menacer le bon fonctionnement de nos activités. Nous
attendons également de votre part des propositions régulières sur la façon dont nous pouvons mieux nous organiser pour atteindre
notre Objectif Stratégique.

-Collecte d’information de manière collaborative et inclusive
Vous devez chercher à comprendre le contexte et l’impact des projets qui vous sont confiés (afin de pouvoir trouver des solutions de
façon autonome en cas d’imprévu) et des changements que vous effectuez (afin de consulter les personnes ou départements impactés
et de valider que leur travail n’est pas bloqué par votre action).

-Confidentialité
Vous devez être d’une discrétion absolue quant aux informations, liées à votre manager ainsi qu’aux clients, souvent confidentielles,
qui vous sont communiquées.

-Professionnalisme et amabilité
Faire preuve de politesse, professionnalisme, bonne tenue en toutes circonstances car vous représenterez publiquement notre
Manager.

-Énergique et enthousiaste
Avoir la pêche et un haut niveau d'énergie qui doivent être communicatifs.

Comportements culturels

-Suivi systématique et fiable: toute entente verbale doit être l’objet d’un récapitulatif par écrit et le suivi des conversations en cours
et des engagements pris doit être systématique. Tout dossier de candidature, toute proposition commerciale, doit faire l’objet d’un
suivi systématique avec des messages de relance standard et le numéro d’un Hotline accessible H 24;
-Fort esprit d’équipe et Fortes compétences sociales démontrées en cultivant activement des relations de travail souples, productives
et durables ayant en commun une haute estime et confiance mutuelles;
-Motivation et forte capacité d’initiative: prise d'initiative pro-active et capacité à porter autant de "casquettes" que nécessaire dans le
but d’avancer vers l’atteinte des résultats et s’intégrer efficacement au sein de l’équipe;
-Sens des responsabilités très élevé - capacité à changer d’attitude et de comportement pour atteindre les résultats souhaités.
-Haute transparence;
Toutes les données, ainsi que les procédures, nécessaires à la bonne exécution du travail, doivent être accessibles à l’ensemble du
département dans lequel vous travaillez, ainsi qu’à la Direction - et doivent être communiquées proactivement.

Expérience professionnelle préalable et formation requise

Les débutants sont les bienvenus

Bac+3  en Gestion informatique   ou dans un domaine analogue
-Une expérience dans la  gestion administrative est un plus mais n’est pas indispensable
-Expérience professionnelle souhaitée dans l’organisation d’évènements mais pas indispensable
-Personne enthousiaste, créative et ayant une grande vitesse d’apprentissage  bienvenue
Prérequis
-Connaître l’univers de la formation et du coachingen Afrique et dans le monde

Disponibilité et conditions de travail

Il s’agit d’un poste à plein temps.
Vous pouvez parfois travailler de chez vous mais nous pouvons prévoir pour vous un local avec accès internet pour maximiser votre
productivité et pour la collaboration.
La rémunération est à discuter lors de l’entretien .

Pour postuler, envoyez-nous un email à lca.panacos@gmail.com avec les 3 éléments suivants (nous ne prendrons pas en compte les
candidatures incomplètes) :

-Votre CV  avec photo
-Une lettre de présentation expliquant :
-votre parcours personnel et professionnel
-les raisons qui font de vous le (ou la) candidat(e) idéal(e)
-un court paragraphe rédigé en Anglais qui raconte ce que vous savez du contexte du coaching et de la formation au Togo et en Afrique
-Votre projet professionnel
Votre disponibilité (à partir de quand êtes-vous disponible pour ce poste?)