OFFRE D’EMPLOI

RESPONSABLE DE PASSATION DE MARCHE


Référence  
 :  PPI / DE / RPM / 21

Localisation   :   Lomé, Togo

Rattachement hiérarchique  :   Direction Exécutive

Type de contrat  :  Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Temps de travail  : Temps partiel  

Lieu de travail  :  Siège (Totsi)

Niveau d’étude exigé   : BAC + III (ou équivalent) au minimum

Domaines d’étude  visés   : Droit, Passation des Marchés (ou équivalent)

Rémunération : Poste non rémunéré

Philanthropic Project International (www.ppiworld.org), une Organisation Non Gouvernementale intervenant principalement et
prioritairement dans les domaines de l’Education, la Santé et l’Environnement, recrute pour emploi à temps partiel et à durée
indéterminéeun/e Responsable de Passation de Marché. Le / la postulant (e) doit être disponible au plus tard le 1er Janvier
2021.

I)  TITRE DU POSTE

RESPONSABLE DE PASSATION DE MARCHE

II) DESCRIPTION DU POSTE

Le / la Responsable de Passation de Marchés, sous l’autorité du Directeur Exécutif, sera chargé(e) de la planification,
l’élaboration des documents d’appels d’offres en étroite collaboration avec le responsable programme, dans le strict respect
des procédures de l’organisation, avec quelques ajustements éventuels en considération des procédures spécifiques issues des
accords ou conventions avec des bailleurs. La nécessité d’établir des procès-verbaux lors des visites de sites de projets induit
des déplacements en milieux ruraux où les conditions de vie peuvent être très difficiles.

III) MISSIONS GENERALES

Les missions essentiellement dévolues à lui / elle s’analysent en terme de programmation ; de préparation des dossiers
d’appel d’offre, de demande de cotation et de proposition ; de passation des marchés ; et de suivi de l’exécution desdits
marchés. Dans l’accomplissement de sa mission le / la Responsable de Passation des Marchés aura aussi un rôle d’assistance à la
finalisation des budgets des projets sociaux.

IV) ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES

Conformément aux missions ci-dessus explicitées, les attributions et responsabilités du Responsable de Passation des
marchés s’analysent comme suit :

1. Programmation

-Ouvrir et tenir à jour un répertoire de fournisseurs et d’entreprises capables de fournir les biens et services nécessaires à
l’exécution des Projets en utilisant les procédures de sélection de l’organisation, et /ou, le cas échéant, celles prévues par les
bailleurs ;
-Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels ;
-Elaborer et tenir à jour le calendrier de passation des marchés ;
-Concevoir une politique de gestion des approvisionnements et des stocks ;
-Tenir des tableaux de bord sur les fournisseurs potentiels et les prix actualisés des fournitures, équipements et services divers ;  
-Rechercher des factures pro-forma de fournitures, équipements et services à commander et établissement des bons de commande
après décision par les organes habilités ; etc.

2. Préparation des dossiers d’appel à concurrence

-Elaborer des dossiers d’appel d’offres ;
-Elaborer des dossiers de demande de cotation ;
-Elaborer des dossiers de demande de proposition ;
-Préparer des dossiers de demande de non objection (en rapport avec les marchés) à envoyer aux instances de contrôle et,
éventuellement, aux bailleurs ;
-Archiver des dossiers de marchés ;
-Tenir le registre des contrats ; etc.

3. Passation des marchés

-Veiller à la bonne gestion des appels d’offres en cours ;
-Participer aux séances publiques d’ouverture des plis pour fournir des conseils et rédiger les rapports d’ouverture des offres et
propositions reçues ;  
-Contribuer à la qualité des rapports d’évaluation des offres avant signature par les membres désignés des commissions ;
-Préparer les demandes d’avis de non-objection envoyées aux bailleurs de fonds et/ou réviser avant envoi officiel celles préparées par
les autres organes ;
-Préparer / réviser le cas échéant les réponses apportées aux bailleurs lorsque ceux-ci sollicitent des clarifications ; et
-Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur le financement des projets
pour toutes les composantes, et  à la finalisation en collaboration étroite avec les composantes des caractéristiques et spécifications
techniques.

4. Suivi de l’exécution des marchés

-Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement présentés au Directeur et au Responsable des finances;
-Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l’exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences
spécifiques de chaque marché;
-Organiser les commissions de réception des fournitures, et de s’assurer que les articles, biens et services reçus soient corrects
pour ce qui est de la quantité et de la qualité et qu’ils soient conformes aux spécifications;
-Prendre toutes les dispositions pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sureté aux endroits et dates précises;  
-Suivre la préparation des dossiers d’appel d’offres et des demandes de propositions par les unités techniques et les soumettre à la
revue et à l’avis des bailleurs de fonds;
-Tenir une situation actualisée des engagements du Programme ;
-Participer à la réception des biens et équipements acquis pour le compte du Programme et de ses partenaires et l’établissement des
procès-verbaux ; et
-Etablir des bons de commande et en tenir les registres.

5. Autres

-Faire visiter les responsables d’entreprises sur les sites des projets dans le cadre du montage de leur dossier d’appel d’offre ;
-Guider et instruire les responsables communautaires dans le cadre de la passation des marchés ;
-Assister les équipes projets dans la mobilisation des ressources ; et
-Effectuer toute autre tâche en rapport avec ses missions et attributions.

V) QUALIFICATIONS REQUISES

Le poste de Responsable de Passation des Marchés est ouvert aux candidats masculins et féminins justifiant des qualifications et
expériences minimales suivantes :

1)  Education

-Niveau minimum : Licence (Bac + III);
-Domaine d’étude : Droit privé ou public, passation de marché (ou équivalent).

2) Expérience et / ou formation

-Une expérience de deux (2) ans en passation des marchés serait un atout;
-Une formation en passation de marchés serait souhaitable.

3) Autres connaissances

-Une bonne connaissance du management des projets;
-Une bonne connaissance des logiciels usuels : Word et Excel et PowerPoint.

4) Aptitudes

-Excellentes capacités rédactionnelles en langue française (indispensable) ;
-Parfaite motivée pour le travail en milieu rural, preuve d’autonomie ;
-Parfaite maîtrise de la gestion des priorités ; et
-Dispositions interpersonnelles à travailler en équipe.
      
5) Comportements

-Sens de l'organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie ;
-Capacité de travailler sous pression dans un environnement multiculturel, et preuve d’autonomie et de grande discrétion ;  et
-Bonne moralité.

VI) COMMENT POSTULER  

Pour postuler, veuillez envoyer les documents suivants :  

-Lettre de motivation ;
-Curriculum Vitae actualisé(photo récente) ;
-Dernier Diplôme.

Tous les documents doivent être envoyés en format PDF (trois (3) documents PDF au total) à l’organisation. L’email de référence est
le suivant :   

ppiafricango@gmail.com

Le format de l’objet de l’email est le suivant :  

NOM & PRENOM_RESPONSABLE DE PASSATION DE MARCHE

Les documents susvisés doivent être adressés au Directeur Exécutif de l’organisation au plus tard le 02 Décembre 2020.

Seules les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure de recrutement. Les candidat(e)s doivent
jouir d’une bonne santé, être âgé(e)s de vingt-cinq (25) ans au minimum, et être capables d’effectuer des missions en milieu rural.

Candidatures féminines fortement encouragées !