APPEL A CANDIDATURE POUR LE RECRUTEMENT D’UN(E) SECRETAIRE COMPTABLE

La « GFA-Consulting Group », GFA en sigle, par l’intermédiaire de son Projet dénommé « Centres d’Innovation Vertes pour le
secteur Agroalimentaire », au Togo, Volet 3 – Promotion de la commercialisation, du marketing et de l’Information sur le marché
à l’aide d’un « Agribusiness Informations system » situé à Lomégan en face de Pharmacie Mathilda à Lomé, recrute un (e)
Secrétaire- Comptable.

CAHIER DES CHARGES DU SECRETAIRE COMPTABLE PROCIV V3

Le secrétaire –comptable sera affecté à plein temps aux travaux liés au ProCIV V3.

Domaine de responsabilité


Le titulaire apporte un soutien au programme afin de :

-Tenir la comptabilité du ProCIV V3 et la caisse du ProCIV V3;
-Assurer la gestion du secrétariat et les tâches de bureau d’ordre général;
-Appuyer l’organisation des séminaires/ateliers et l’encadrement des experts en mission;
-Organiser la gestion de la logistique, des visites et mission.

Attributions

-Le titulaire est tenu de respecter les procédures de gestion des programmes telles que définies dans le manuel de procédures.

Placé sous la responsabilité du Chef de Mission du ProCIV V3, le titulaire du poste est responsable d’accomplir les tâches
suivantes :

Comptabilité :

-Tenir la comptabilité du ProCIV Volet 3 au jour le jour;
-Faire les achats en suivant les procédures de passation de marché d’acquisition de biens et de services;
-Procéder au paiement des factures;
-Gérer la petite caisse;
-Etablir, suivre, traiter et classer les autorisations pour achat, atelier, consultant etc;
-Faire un suivi analytique des dépenses exécutées pour chaque demande d’autorisation afin de savoir à tout moment les soldes
disponibles sur chacune d’entre elle;
-Transmettre au CdM du ProCIV V3 à la fin de chaque mois une situation cumulée des dépenses exécutées pour chaque
demande d’autorisation;
-Gérer les avances octroyées dans le cadre de prestations, missions, ateliers en suivant les règles en vigueur.

Gestion du secrétariat :

-Rédiger les correspondances et saisir des documents;
-Gérer les courriers (classeurs et cahiers de transmission courriers départ et arrivée);
-Tenir à jour les cahiers de transmission et de réception des courriers;
-Faire des photocopies/ reliures;
-Tenir à jour les cahiers de suivi des photocopies/impressions. Faire un bilan mensuel de ceux-ci et en transmettre les
résultats à son supérieur hiérarchique ainsi qu’aux deux CdM ;
-Etablir et tenir à jour les fiches de stock par produit (investissements ; fournitures de bureau….);
-Actualiser la liste d’adresses/ téléphones/ fax/ mail des deux programmes et la transmettre à tous les membres à chaque
actualisation;
-Elaborer un système d’archivage numérique et physique en collaboration avec les CdM et tenir à jour le classement des
documents selon ce système;
-Tenir à jour les dossiers de tout le personnel du ProCIV V3 ;
-Gérer le calendrier des congés et les fiches de temps du ProCIV V3;
-Tenir à jour un répertoire d’au moins dix chauffeurs journaliers avec les pièces y afférant (photocopie du permis de conduire ;
CV etc…);
-S’assurer que la Boîte Postale 81813 est régulièrement relevée.

Appui à l’organisation des séminaires / ateliers du ProCIV V3 :

-Contribuer à la préparation de séminaires/ ateliers (réservation de salle, organisation des pauses, organiser et rassembler
les supports d’information, préparation et mise à disposition des matériels, faire des courses, etc.);
-Veiller à l’établissement des pièces justificatives selon les normes;
-Suivre au besoin les services traiteurs;
-Appuyer les participants dans la résolution des problèmes pratiques liés au transport, le logement, l’entretien ou au travail
proprement dit;
-Tenir à jour une liste d’au moins cinq prestataires, si possible proches du bureau, en indiquant les services proposés ainsi
que leurs coûts.

Logistique, Visites et Missions :

-Effectuer la réservation et le suivi des réservations de chambres d’hôtel ;
-Organiser les transports et autres facilités;
-Etablir les ordres de mission suivant les instructions reçues;
-Tenir à jour une liste des dispositions pratiques à remettre aux visiteurs et experts en mission ;
-Préparer les décomptes pour les missions et les payer;
-Gérer les questions logistiques liées aux véhicules;
-Tenir à jour le tableau des missions et congés installé dans son bureau.

Exécuter toute autre tâche qui lui sera demandée par son supérieur hiérarchique direct.

PROFIL

-Etre titulaire d’un BAC+2 ou tout autre diplôme équivalent délivré par une école reconnue de formation;
-Etre de nationalité togolaise;
-Avoir une expérience de 5 ans au moins à un poste similaire;
-Maîtriser l’outil informatique notamment les logiciels Word, Excel et PowerPoint;
-Avoir travaillé dans une organisation internationale est un atout;
-Etre de bonne moralité et disponible à travailler sous pression;
-Avoir une très bonne connaissance de la langue française (oral et écrit).

PIECES A FOURNIR


-Une lettre de motivation adressée au Chef de Mission du ProCIV Volet 3;
-Un curriculum vitae détaillé incluant des références de personnes à contacter;
-Une copie du dernier diplôme;
-Une copie de la Carte d’identité nationale.

Le dossier doit être envoyé par mail aux adresses suivantes:

Didier.Lafrechoux@gfa-group.de et Fidele.Mandje@gfa-group.de au plus tard le 10 Décembre 2017 à 23h59.

Seuls les candidats pré sélectionnés seront contactés.

Info line:
00228 96 36 47 16