RECRUTEMENT D’UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Dans le cadre du développement de ses activités, Mivo Energie recherche un ou une Responsable Administratif et Financier afin d’accompagner son service Comptabilité/RH/Finance.

Site internet : www.mivoenergie.com

INFORMATIONS SUR LE POSTE

Rattachement hiérarchique :                Directeur Exécutif

Secteur d’activité :                             Entrepreneuriat social – Energie – Comptabilité-Finance

Ville :                                               Lomé (possibles missions ponctuelles à l’intérieur du pays)

MISSION ET RESPONSABILITES

v Superviser la gestion comptable et financière de la structure (comptabilité, gestion des budgets et évolutions, gestions des demandes et suivis des subventions) ;

v Assurer la gestion administrative et juridique (contrats, conventions, AGO/AGE/CA) ;

v Assurer les travaux de fin d’exercice, gérer les argumentaires auprès du commissaire aux comptes ;

v Superviser toute l’équipe du service administratif, RH et financier.

·         Déclinaison des missions 

v  Gestion budgétaire, financière et comptable

o    Préparer les budgets, analyser les écarts, préconiser des solutions ;

o    Assurer le suivi budgétaire des actions/conventions et l’établissement de bilans intermédiaires/finaux ;

o    Contrôler les flux de trésorerie, informer les responsables concernés sur les ressources financières disponibles et prévisionnelles ;

o    Veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses ;

o    Préparer les données financières pour les Assemblées Générales et Conseils d’Administration : analyses et synthèses, argumentations des provisions et choix stratégiques ;

o    Superviser l’équipe de saisie des données opérationnelles dans le respect des procédures ;

o    Assurer la vérification de l’archivage physique et informatique des documents en lien avec l’activité ;

o    Superviser la clôture mensuelle des comptes (établir la checklist de clôture) et la consolidation des données des différentes antennes ;

o    Superviser les travaux de l’équipe comptable et de saisie ;

o    Préparer les états financiers mensuels et trimestriels ainsi que les rapports financiers à transmettre à la Direction ;

o    Préparer les états financiers annuels et leurs annexes et s’assurer de la fiabilité des comptes ;

o    Finaliser les travaux d’inventaires et la checklist de clôture annuelle ;

o    Gérer les audits externes.

v  Organisation et gestion administrative

o    Informer et conseiller la Direction en matière de contraintes/obligations, fiscales et comptables ;

o    Créer des outils d’aide à la décision de nature stratégique et tableaux de bord états financiers ;

o    Analyser les besoins organisationnels, préconiser des orientations stratégiques selon les obligations administratives, comptables financières et juridiques ;

o    Participer aux réunions interservices et suivre les projets en cours ;

o    Organiser les circuits d’information internes, préconiser les adaptations, veiller à la mise en œuvre des décisions prises par la Direction ;

o    Former les équipes à l’utilisation optimale des outils de gestion ;

o    Appuyer l’Assistante administrative et RH dans la gestion des dossiers RH ;

o    Gérer les contrats divers et conventions pour garantir leur respect dans le cadre législatif et/ou réglementaire ;

o    Superviser la gestion administrative et la mise en paiement des paies mensuelles ;

o    Assurer le suivi des adhésions / cotisations des membres de l’association et classer les documents ;

o    S’assurer de la régularité des versements mensuels aux organismes sociaux et fiscaux ;

o    Participer activement au reporting aux instances de gouvernance.

v  Pilotage financier

o    Assurer la gestion quotidienne et à moyen terme de la trésorerie ;

o    Assurer le suivi budgétaire de l’institution ;

o    Préparer et jouer un rôle actif dans le processus budgétaire (préparer le budget pluri-annuel et sa mise à jour régulière) ;

o    Préparer les rapports financiers pour les partenaires techniques et financiers ;

o    Faire le suivi de la consommation des subventions mensuellement et informer la Direction.

PROFIL RECHERCHE

o    BAC +4/5 – diplôme dans le domaine de la Comptabilité/Finance obligatoire

·         Compétences

o    Maîtriser obligatoirement Sage Comptabilité 100 (la maîtrise de Sage Gestion commerciale 100 et Sage Paie sera un plus)

o    Maîtriser le plan comptable Syscohada et la production d’états financiers

o    Maitriser le SYCEBNL

o    Savoir rédiger en français de manière fluide

o    Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft Office), particulièrement Excel

·         Qualités requises

o    Être sérieux(se) et rigoureux(se)

o    Être honnête

o    Posséder un esprit d’analyse pointu

o    Être vigilant(e)

o    Être autonome et savoir prendre des initiatives

o    Avoir un sens poussé du management d’équipe

o    Avoir un sens développé de l’organisation et du contact

o    Avoir des capacités d’écoute importantes

o    Être capable de respecter des délais

o    Être ponctuel(le)

o    Avoir un intérêt marqué pour les problématiques environnementales et sociales

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